Подбор персонала по направлению "Административный персонал"

Очень часто административный персонал воспринимается многими как вспомогательный. Но его отсутствие, в большинстве случаев, серьезно осложнит, а иногда и совсем остановит работу всего офиса. Когда у вас в офисе порядок, вы воспринимаете это как само собой разумеющееся. Однако стоит только убрать какую-то привычную мелочь, как весь процесс работы офиса может нарушиться. Вряд ли у вас получиться работать как обычно, когда возникают постоянные мелкие проблемы: внезапно закончилась бумага в принтере, нет человека, который доставит срочный документ для клиента, или вдруг сломался кондиционер.

Как правило, подбирая секретаря, работодатели хотят видеть на месте секретаря женщину в возрасте от 20 до 45 лет. Требования к работе секретаря в каждом случае разные, но, в целом, работодателям хочется видеть секретаря имеющего опыт работы, знающего делопроизводство и офисную технику, а также умеющего уверенно пользоваться компьютером и быстро набирать текст. Вопреки расхожему мнению не стоит идти работать секретарем закончив краткосрочные курсы. Лучше обучиться профессии в профессиональном училище или колледже, где обучают основным азам данной работы.

Секретарь, не обладающий определенным набором личных качеств, навыков и необходимых знаний никогда не станет помощником руководителя!

Несмотря ни на что, секретарь – профессия сложная и ответственная, ведь по сути, именно с него начинается вся организация работы в офисе. Это лицо фирмы, и по нему складывается первое впечатление о компании.

4В обязанности секретаря входят: организация рабочего дня руководителя, прием посетителей, работа с документацией и почтой, деловая переписка, работа с архивом, ведение телефонных переговоров, организация выставок, составление договоров, а также прием важных партнеров. Поэтому при подборе секретаря мы уделяем особое внимание таким личным качествам, как доброжелательностью, выдержка, аккуратность, внимательность, а также наличию навыков из практической психологии, ведь секретарь всегда должен чувствовать настроение своего руководителя. Необходимо уметь подстраиваться под него и быть нейтральным. Таким образом, обязанности секретаря можно условно разделить на две составляющих. Первая составляющая это документационное обеспечение управления, а вторая бездокументационное обеспечение управления. Поэтому профессию секретаря можно скорее отнести к категории технических исполнителей.

В основном, этим и отличаются секретари от офис-менеджеров, в профессии которых требуются более широкие знания в области документоведения. Должность «офис-менеджер» появилась относительно недавно, всего лишь 10-12 лет назад. Во времена рыночных отношения руководитель предприятия желает достигнуть концентрацию функций по управлению и исполнению, то есть к совмещению нескольких должностей. Именно поэтому ему нужен не только технический специалист для дежурства на телефоне и обработки корреспонденции, а специалист, который занимается кадровой и управленческой деятельностью.

Обязанности офис-менеджера, как правило, шире, чем у секретарей. В них входят управленческие функции, обработка информационной части документов, планирование вопросов стратегического развития, совершенствование качества услуг. В зависимости от деятельности организации офис-менеджера может выполнять обязанности по определению источников обеспечения фирмы нужными кадрами. Он также организует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности фирмы. Кроме того, офис-менеджер может выполнять обязанности заведующего общим отделом или канцелярией. При подборе офис-менеджера мы, как правило, предъявляем более высокие требования. Это обусловлено тем, что на эту должность обычно принимаются лица, которые имеют профессиональное высшее образование, а так же минимум трехлетний стаж работы в должности документоведа первой категории.

Если у Вас небольшая компания, то в целях оптимизации затрат Вы можете возложить обязанности офис-менеджера на секретаря!

Но не стоит забывать о том, что количество и наличие специалистов административного персонала в организации зависит от ее размеров, сферы деятельности и внутренней структуры. Например, в отдельных государственных структурах, а также в управляющих компаниях крупных предприятий административный персонал выводят в отдельный Департамент, который представляет собой сложноорганизованное подразделение. В отличие от этого, в небольших компаниях многое функции выполняет всего лишь один человек. Проблема дефицита квалифицированных сотрудников на рынке труда, к сожалению, не обошла стороной данную категорию специалистов.

Предложений много всегда, так как почти в любой, даже маленькой фирме должен быть свой штат или даже только один административный сотрудник. Но найти хорошего офис-менеджера или секретаря, на сегодняшний день не простая задача. Есть ли возможность минимизировать тенденцию повышенных зарплат, и при этом ставить уровень профессионализма на прежнем уровне?

Стоимость услуг по подбору административного персонала
Должность Тариф «Эконом» Тариф «Стандарт»
МЛАДШИЙ ОФИСНЫЙ ПЕРСОНАЛ
Офис-менеджер, секретарь офиса, секретарь на ресепшн, оператор ПК, оператор Call-центра, специалист по документообороту и т.д. 15 000 руб. 24 900 руб.
СПЕЦИАЛИСТЫ ВЫСШЕЙ КАТЕГОРИИ
Секретарь руководителя, секретарь-переводчик, сотрудник АХО и т.д. - 6%-9%
от годового дохода
ОБСЛУЖИВАЮЩИЙ ПЕРСОНАЛ
Водитель в офис, персональный водитель и т.д.

Можно обратиться к услугам наших специалистов. Немалый опыт в поиске и подборе секретарей, личных помощников, офис-менеджеров и другого административного персонала позволит найти и выбрать хороших работников. В стоимость наших услуг входит поиск возможных работников, проведение собеседования, и выбор наиболее подходящего специалиста. Если наши услуги вас заинтересовали, сделайте заявку на расчет их стоимости прямо сейчас. Кроме того, в нашем договоре обязательно будут прописаны гарантийные обязательства.